12 clés pour passer le barrage de la secrétaire

Bonjour les chercheurs astucieux ! Vous souhaitez contacter un recruteur pour vous renseigner sur l’état d’avancement de votre candidature ? Vous aimeriez joindre une personne qu’on vous a recommandée dans le cadre d’une démarre Réseau ? Ou encore, vous n’avez pas passé la barrière RH et vous voulez contacter directement l’opérationnel concerné par le recrutement ? Dans tous les cas, vous risquez de tomber sur la secrétaire. Et elle peut bien vous empêcher d’aboutir à vos fins si elle fait correctement son travail 😌. Voyons ensemble quelques clés pour passer le barrage de la secrétaire.

1. Conseils généraux pour passer le barrage de la secrétaire

Clé n°1 : Téléphonez quand la secrétaire n’est pas là.

Hervé Bommelaer, auteur du livre “Trouvez le bon job grâce au Réseau” que j’ai résumé de façon pratique ici, conseille, pour éviter de tomber sur la secrétaire, d’appeller avant ou après les heures normales de bureau, voire même le mercredi après-midi.

Voici un exemple personnel. Je suis allé travailler une journée dans une entreprise qui s’appelle l’Imed. Ce jour-là, une personne a téléphoné peu après midi. Maud, la standardiste était en pause et c’est le directeur des opérations qui a pris l’appel. Intéressant, vous ne trouvez pas ? 😉

 

Clé n°2 : Demandez-lui comment elle s’appelle.

Surprenant, vous ne trouvez pas ? Et pourtant, si vous saviez la puissance de conseil d’Hervé Bommelaer ! Il permet de briser la glace et de créer du lien avec la personne que nous avons au bout du fil.

Car même si nous jouons des rôles de candidats et de secrétaires, au fond, nous sommes tous humains. Et nous avons, pour la grande majorité, les mêmes envies : avoir du travail et le faire au mieux. Ce qui nous amène à la troisième clé..

 

Clé n°3 : Remerciez-la pour son professionnalisme.

Il est utile de rappeler que le travail d’une secrétaire est de filtrer les appels pour faciliter le quotidien de son patron. Donc, si vous voyez que c’est ce qu’elle est en train de faire avec vous, restez zen. Vous êtes en face de quelqu’un de compétent :). Reconnaissez-le et félicitez-là pour cela. Vous marquerez des points en considérant sincèrement son travail.

Dans quel cas pensez-vous avoir le plus de chance d’atteindre votre cible : si vous vous énervez contre la secrétaire qui refuse de transférer votre appel ou si vous lui soulignez le fait d’avoir en face de vous une personne qui fait très bien son travail ?

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Ces trois premières clés sont valables à la fois pour joindre le recruteur, l’opérationnel ou encore la personne qu’on vous a recommandée. Par contre, pour les clés suivantes, je vais distinguer deux cas de figure :

• Joindre le recruteur ou l’opérationnel
• Joindre une personne dans le cadre d’une démarche Réseau

 

Car ce n’est pas la même chose. En effet, dans le premier cas, vous n’avez aucun lien avec le recruteur ou l’opérationnel. Dans le second cas, vous appelez de la part d’une tierce personne, et cela est beaucoup plus efficace.

2. Passer le barrage de la secrétaire : autres clés

2.1. Si vous essayez de joindre le RH ou l’opérationnel…

2.1.1. Le script d’appel

Nous allons voir dans cette partie des astuces pour passer le barrage de la secrétaire afin d’échanger avec le recruteur (RH ou opérationnel) pour la première fois.

Clé n°4 : Trouvez comment s’appelle le recruteur et contacter le standard de l’entreprise en faisant comme si vous le connaissiez.

Tout est dans l’intention. En effet, si vous agissez comme si vous aviez déjà échangé avec le recruteur, alors la secrétaire baissera sa garde.

 

Voici la procédure détaillée pour ce faire :

• Comment faire pour trouver comment s’appelle le recruteur ? Alors, si ces informations ne figurent pas dans l’offre d’emploi, utilisez Google en faisant une recherche du type : “fonction” + “nom de l’entreprise” + “réseau social professionnel. Par exemple : chargé de recrutement Poclain Hydraulics Linkedin.
• Comment faire ensuite pour trouver le numéro de téléphone de l’entreprise ? Une fois de plus, Google est votre ami tout comme le site officiel de l’entreprise.
• Comment faire pour donner l’impression que vous connaissez le recruteur ? Si par exemple le recruteur s’appelle Arthur Duchasteau, dites à la secrétaire quelque chose du style : “Bonjour Madame, est-ce que je pourrais parler à Arthur Duchasteau du service RH ?”

 

Remarque : Si ce n’est pas le recruteur en charge de l’annonce, ce n’est pas un problème. Quand vous l’aurez au téléphone, demandez-lui de vous donner les coordonnées de la bonne personne (prénom, nom, téléphone et adresse email).

2.1.2. Le traitement des objections

Suite à cette tentative, vous pouvez recevoir plusieurs objections de la part de la secrétaire. Il existe une myriade de cas différents. Je vous donne les billes que moi j’aurais aimé avoir pour commencer :).

Objection n°1 : La secrétaire vous demande : “C’est à quel sujet ?“

Clé n°5 : Soyez honnête et transparent (c’est un autre conseil d’Hervé Bommelaer 😌).

Répondez-lui, par exemple, quelque chose du style : “Je reviens vers lui pour savoir à quel état nous en sommes du processus de recrutement.” Me concernant, je considère qu’à partir du moment où j’ai envoyé une candidature, je suis dans un processus de recrutement.

 

Objection n°2 : La secrétaire vous répond : “Attendez que l’on revienne vers vous.“

Clé n°6 : Soyez pugnace et faites appel aux émotions. Montrez que cela est important pour vous tout en laissant une porte de sortie pour la secrétaire.

Répondez-lui, par exemple, quelque chose du style : “Je comprends. Cependant, je suis actuellement dans d’autres processus de recrutement – si cela est vrai bien entendu 😉 – et votre entreprise m’intéresse énormément. Voilà pourquoi cet appel est important pour moi. N’avez-vous jamais fait une exception ?”

 

2.1.3. Provoquez la chance !

Si malgré tous vos efforts, cela ne fonctionne pas, voici deux autres astuces supplémentaires :

Clé n°7 : Si les secrétaires travaillent en horaires postés (c’est-à-dire une le matin et une l’après-midi) et que vous avez appelé le matin, ressentez votre chance l’après-midi.

Vous tomberez sur quelqu’un d’autre. Et cette nouvelle personne voudra peut-être accéder à votre demande ;). Je me suis rendu compte de cette possibilité quand je faisais de la prospection téléphonique chez Onet Logistique en 2017 !

 

Clé n°8 : Composez un numéro de téléphone au hasard.

Si, le conseil précédent pour passer le barrage de la secrétaire ne vous permet pas d’arriver à vos fins, alors je vous invite à jouer à ce que j’appelle la roulette russe. Oui, oui, je suis très sérieux ;). Laissez-moi vous raconter une histoire..

Durant ma période de prospection téléphonique, je cherchais à obtenir un rendez-vous de prospection avec la responsable des achats de NTN-SNR – une entreprise qui fabrique des roulements à billes – à Annecy.

N’arrivant pas à passer le barrage de la secrétaire, j’ai pris le numéro du standard et je me suis amusé à changer de manière aléatoire les quatre derniers chiffres. J’ai donc téléphoné au hasard à des employés de l’entreprise.

Et je suis tombé sur un Monsieur très sympathique à qui j’ai dit que je cherchais à joindre la responsable des achats. Il m’a donné ses coordonnées (téléphone et mail) et cela m’a permis d’obtenir un rendez-vous ! 😀

2.2. Si vous essayez de joindre la personne qu’on vous a recommandée..

2.2.1. Le script d’appel

Dans ce second cas, vous appelez de la part d’une tierce personne, et cela va rendre la chose beaucoup plus simple. Les trois clés suivantes sont données par Hervé Bommelaer.

Clé n°9 : Faites part à la secrétaire du nom de la personne qui vous a recommandé de contacter votre interlocuteur et expliquez-lui pourquoi.

Vous pouvez dire par exemple : “Bonjour Madame, je m’appelle Jean-François Carlotti et je souhaiterais parler à Monsieur Y. Je l’appelle de la part de Monsieur Z qui m’a vivement conseillé le rencontrer pour qu’il me donne des informations sur…”

 

Clé n°10 : Si votre cible n’est pas disponible, gardez l’initiative en proposant que ce soit vous qui rappeliez. Pour ce faire, demander à la secrétaire quel est le créneau le plus opportun selon elle.

De cette manière, vous ne vous retrouverez pas dans une posture d’attente, sans prétexte pour pouvoir rappeler 😅.

 

Clé n°11 : Proposez-lui toujours de lui envoyer un email récapitulatif de votre demande suite à votre appel.

Cela permet de sortir du lot car combien de personne qui agissent de la sorte connaissez-vous ? La conséquence première : la secrétaire vous remarquera car vous agirez différemment de ce à quoi elle est habituée.

Cela vous permettra également d’établir un contact supplémentaire avec elle et d’entretenir le lien. Si vous avez une signature email avec photo, elle pourra associer un nom avec un visage.

Cela permettra enfin à la secrétaire de transmettre avec justesse votre demande à son patron si ce dernier lui demande si elle a reçu des appels pour lui.

2.2.2. Le traitement des objections

Clé n°12 : Si la secrétaire venait à faire barrage, contactez la personne qui vous a donné la recommandation et demandez-lui le numéro de téléphone direct de votre cible.

S’il refuse de vous le donner, demandez-lui s’il accepte d’appeler votre cible pour débloquer la situation.

S’il vous donne le numéro demandé, n’évoquez pas vos précédents appels ou alors louez le professionnalisme de la secrétaire et passez rapidement au motif de l’appel.

 

Conclusion

Vous venez de voir 12 clés pour passer le barrage de la secrétaire. Mettez en application ces conseils pour les tester si vous en avez envie. Puis, personnalisez-les car vous êtes unique je vous le rappelle 😉

Et, surtout, surtout, souriez au téléphone car cela s’entend 😀

 

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Lequel de ces conseils avez-vous le plus envie d’appliquer ? Pourquoi ? Descendez tout en bas de cette page et dites-le moi dans les commentaires 🙂